很多公司的系統，一開始都是 Excel、紙本表單和 LINE 群組。用到某一天，資料對不起來、找不到人負責、新進員工學不會，才開始想「是不是該做一套系統」。這時候最常見的問題是：要準備什麼？報價怎麼看？做完之後誰顧？這篇從我們實際接案的經驗，整理委託客製系統前值得先知道的事。
客製不是唯一的答案。我們接案時，也會先誠實評估案件適不適合客製，或者有沒有更合適的方向。可以先用下面的方式粗分：
| 情況 | 比較適合 |
|---|---|
| 流程很通用（記帳、排班、一般進銷存），市面上已經有成熟的產品 | 先試現成軟體 |
| 資料量不大、只有少數人在用、流程常常在變 | Excel 或雲端表單先撐著 |
| 流程是你們產業或公司特有的，現成軟體要繞很多路才用得下去 | 客製 |
| 要跟硬體或其他系統接起來（車機、RFID、電子紙、既有 ERP） | 客製或客製整合 |
例如我們為石材產業做的 ERP：原石、大板、一次和二次加工的料怎麼追、怎麼計價，通用的 ERP 很難直接套用，這種就是客製的價值所在。
不需要寫規格書，也不需要懂技術。比起「我要一個有會員、有報表的系統」，下面這些資訊對開發者更有用：
我們的習慣是先了解現場實際流程，而不是只看需求清單。很多真正的需求，要到現場看過作業才會出現。
客製系統沒有定價表，因為每個案件的規模、複雜度和客製程度都不一樣。我們的做法分兩步：
比較不同廠商的報價時，與其只看總價，不如看清楚報價包含哪些功能、哪些角色和介面（網頁、App）、要接哪些設備或系統。範圍寫得越清楚的報價，後面越少爭議。
一次把所有功能做完再上線，風險最高：做了半年才發現流程跟想的不一樣。我們比較建議先挑一段最痛的流程做起來，實際用過、調整後，再往下擴充。
石材 ERP 就是這樣長出來的：一開始是 UHF RFID 加條碼的數位庫存先導系統，驗證可行之後，才陸續擴充到原石、大板、一次與二次加工、帳款和物料。目前一次加工的部分已經有 2 家廠商上線使用。過程可以參考石材廠怎麼用 RFID 盤點這篇。
分階段的好處是：每一段都能先用起來，使用者的回饋會直接影響下一段要怎麼做，預算也比較好控制。
下面這些沒有標準答案，每家廠商、每個案件的做法都可能不同。重點是簽約前寫清楚，不要等到發生了才討論：
系統真正開始被考驗，是上線之後。使用者變多、流程調整、法規改變、要接新的設備，系統都要跟著改。所以挑廠商時，除了看能不能做出來，也要看能不能長期配合。
以我們為永汎開發的車隊平台為例，從 2023 年合作至今持續維護，功能涵蓋定位、派工、主管機關介接和行車影像，目前約 200 家車行、600 台車機在使用，歷史影像回放也還在持續開發。可以參考車隊管理平台怎麼設計權限，看一套系統在使用者變多之後要怎麼設計。
第一次找廠商，可以這樣開始：準備好現在用的表單或 Excel、寫下最痛的三件事，跟廠商約一次訪談。好的廠商會一直問你「現在怎麼做」，而不是一開始就講他們的系統有多少功能。
如果你的需求跟電子紙、車隊管理或產業 ERP 沒有直接關係，也可以看看我們的客製化 App／網站開發服務。告訴我們你現在怎麼做、卡在哪裡，我們會評估可行性並提供初步建議。